Contrôle et risques
Contrôle interne
Des contrôles protégeant les ressources, réduisant la fraude et permettant de déléguer avec confiance.
Des contrôles vérifiables renforcent la confiance. Nous définissons autorisations, revues et responsabilités pour détecter les écarts et réduire vols, fraudes et abus.
Signes que les contrôles doivent être revus
Ce sont souvent des situations quotidiennes qui se banalisent :
- « Seule cette personne sait le faire. » Le processus dépend d’un individu.
- Même les autorisations courantes dépendent du dirigeant.
- L’approbateur d’un paiement, d’une remise ou d’un ajustement et ses critères sont flous.
- Les anciens manuels ne décrivent plus le travail réel.
- Une personne enregistre, autorise et conserve l’actif.
- Chaque nouvel employé reçoit une formation différente.
- Les erreurs sont découvertes par hasard, pas par un contrôle prévu.
Les conséquences de l’inaction
Sans contrôles clairs, erreurs et irrégularités passent inaperçues. L’absence de revue des achats, paiements, stocks ou ventes expose aux pertes et à la dépendance envers la surveillance personnelle du dirigeant.
Notre approche
Documenter le fonctionnement actuel
Avant de proposer, nous décrivons le processus réel, avec exceptions et raccourcis. Cela révèle souvent un premier constat.
Construire la matrice risques-contrôles
Pour chaque étape, nous identifions défaillances, impacts et contrôles préventifs ou détectifs, révélant les manques et les excès.
Séparer les fonctions incompatibles
Enregistrement, autorisation et garde doivent être séparés. Si l’effectif ne le permet pas, nous prévoyons des contrôles compensatoires réalistes.
Définir les autorisations par montant et type
Des pouvoirs d’approbation clairs libèrent la direction tout en gardant le contrôle de l’essentiel.
Rédiger des politiques applicables
Des politiques courtes, concrètes et compréhensibles. Une politique ignorée n’est pas un contrôle.
Désigner les responsables du suivi
Chaque contrôle a un responsable, une fréquence et des preuves attendues.
Ce que la mission peut inclure
Le périmètre s’adapte à la taille et à la maturité :
- Recensement et documentation des processus clés.
- Schémas de processus compréhensibles par les équipes.
- Matrice risques-contrôles par processus.
- Analyse de séparation des fonctions et ajustements proposés.
- Structure d’autorisations par montant, opération et responsable.
- Conception de contrôles préventifs et détectifs.
- Politiques et procédures à usage interne.
- Responsables, fréquences et preuves de suivi définis.
- Accompagnement de la communication et de l’adoption des changements.
Contrôle interne et audit interne ont des rôles distincts
Ils sont souvent confondus car ils abordent le même sujet sous deux angles.
Le contrôle interne construit : il conçoit et renforce processus, politiques et contrôles.
L’audit interne évalue : il vérifie indépendamment si le système fonctionne comme prévu.
De nombreuses entreprises commencent par l’un puis poursuivent avec l’autre. Un premier échange permet de déterminer votre besoin.
Vos bénéfices concrets
- Contrôles préventifs et détectifs sur les risques majeurs.
- Moins de possibilités de vol, fraude et usage abusif.
- Autorisations et responsabilités clairement définies.
- Déléguer en gardant une vision des opérations.
- Écarts détectés par les revues et les preuves.
Le déroulement de cette mission
Diagnostic opérationnel
Comprendre le fonctionnement de votre entreprise.
Revue et détection
Confronter l’activité aux preuves.
Plan d’action
Transformer les constats en priorités.
Accompagnement à la correction
Soutenir l’équipe qui met en œuvre les changements.
Suivi et vérification
Vérifier l’efficacité des changements.
Questions fréquentes
Les contrôles sont dimensionnés. Une entreprise de dix personnes a besoin de quelques contrôles pertinents, pas de ceux d’une entreprise de mille. Trop de contrôles deviennent inutilisés et nuisibles.
Des contrôles mal conçus peuvent ralentir. De bons contrôles accélèrent souvent en remplaçant les consultations et autorisations improvisées par des règles claires.
L’entreprise. Nous définissons responsables, fréquence et preuves et accompagnons l’adoption. La vérification indépendante ultérieure relève de l’audit interne.
Oui, c’est un bon point de départ. Nous comparons les manuels à la réalité et déterminons s’il faut adapter le document ou la pratique.
Prochaine étape
Votre entreprise dépend-elle trop des personnes présentes ?
Commençons par documenter le fonctionnement actuel, base de toute amélioration.