Cumplimiento y obligaciones

Marbetes

Ayudamos a fortalecer los procesos internos relacionados con marbetes y precintos: cómo se registran, se resguardan, se asignan, se concilian y se documentan dentro de tu empresa.

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Los marbetes y precintos fiscales que se adhieren a bebidas alcohólicas y a otros productos regulados generan una cadena de información que la empresa debe poder sostener: cuántos se recibieron, dónde están, cuáles se usaron, cuáles se dañaron y qué respalda cada movimiento. Nuestro trabajo es que esa cadena esté ordenada, conciliada y documentada, de manera que la empresa tenga visibilidad sobre sus propias obligaciones.

Señales de que el proceso necesita orden

Estas situaciones son frecuentes y no siempre indican un problema grave, pero sí conviene revisarlas:

  • El control de marbetes se lleva en hojas de cálculo que varias personas editan sin bitácora.
  • El número de marbetes recibidos no coincide con la suma de utilizados, dañados y en existencia.
  • Hay marbetes registrados como asignados que no se pueden ubicar físicamente.
  • Aparecen folios duplicados, ilegibles o registrados dos veces.
  • No queda evidencia documental de los marbetes dañados o cancelados.
  • El resguardo físico y el registro los lleva la misma persona, sin revisión de un tercero.
  • Preparar la información para un requerimiento implica reconstruirla desde cero, con prisa.
  • Quien conoce el proceso a fondo es una sola persona dentro de la empresa.

Qué ocurre si se deja pasar

Un proceso documental débil no siempre genera un problema inmediato, pero sí deja a la empresa sin capacidad de respuesta. Cuando llega una solicitud de información, la diferencia entre una empresa que puede sustentar cada movimiento y una que no puede se vuelve muy visible, y el tiempo para corregir ya es corto. Además, las diferencias no explicadas tienden a acumularse: cada periodo sin conciliar hace más difícil reconstruir el anterior. Contribuimos a identificar riesgos documentales y operativos antes de que generen mayores dificultades.

Cómo lo abordamos

Entendemos el circuito completo

Desde la recepción hasta la aplicación al producto y el destino final de cada folio. Recorremos el proceso con las personas responsables, no solo con el sistema.

Ordenamos la documentación soporte

Apoyamos la organización, el seguimiento y la conciliación de la información disponible, para que cada movimiento tenga un respaldo localizable y consistente.

Conciliamos y explicamos las diferencias

Contrastamos registros internos, existencias físicas y documentación. Cuando hay diferencias, el objetivo es entender su origen y dejarlo documentado, no solo cuadrar el número.

Identificamos riesgos de proceso

Señalamos dónde el control es frágil: resguardo, autorización, registro, trazabilidad de folios dañados o cancelados, y dependencia de una sola persona.

Coordinamos con el personal responsable

Trabajamos con quienes ya llevan el proceso dentro de la empresa. El objetivo es que el control quede fortalecido internamente, no que dependa de nosotros.

Preparamos y organizamos la información

Dejamos la información ordenada para el seguimiento interno y para los trámites o interacciones que la empresa deba atender ante las autoridades competentes, que la propia empresa o sus asesores conducen.

Qué puede incluir el trabajo

El alcance depende del volumen, del tipo de producto y del estado actual de los registros:

  • Levantamiento del proceso interno de marbetes y precintos, de principio a fin.
  • Revisión del esquema de resguardo físico y de las autorizaciones asociadas.
  • Organización del archivo documental y definición de la evidencia mínima por movimiento.
  • Conciliación entre registros internos, existencias físicas y documentación soporte.
  • Identificación y documentación de folios faltantes, inconsistentes, duplicados, dañados, cancelados, asignados, utilizados o pendientes, según aplique.
  • Análisis de las diferencias detectadas y de su origen probable.
  • Revisión preventiva de la información soporte antes de los periodos de reporte.
  • Definición de controles y responsables para sostener el proceso en el tiempo.
  • Preparación y organización de información para el seguimiento interno o para su presentación por parte de la empresa ante la autoridad correspondiente.
  • Capacitación práctica al personal responsable del proceso.

Qué obtienes en la práctica

  • Visibilidad sobre las obligaciones asociadas a tus productos regulados.
  • Un proceso documentado que no depende de la memoria de una sola persona.
  • Diferencias identificadas, explicadas y documentadas en lugar de acumuladas.
  • Información localizable cuando se necesita, sin reconstruirla con prisa.
  • Reducción de errores evitables de proceso y de documentación.

Cómo trabajamos este servicio

  1. Diagnóstico operativo

    Conocer cómo funciona tu empresa.

  2. Revisión y detección

    Contrastar la operación con la evidencia.

  3. Plan de acción

    Convertir los hallazgos en prioridades.

  4. Acompañamiento a la corrección

    Apoyar al equipo que implementa los cambios.

  5. Seguimiento y verificación

    Comprobar que los cambios funcionan.

Conoce la metodología completa

Preguntas frecuentes

Siguiente paso

¿Podrías sustentar hoy cada movimiento de tus marbetes?

Si la respuesta tarda en llegar, conviene revisarlo con calma antes de que haga falta con prisa.

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